Yhtiökokous etäyhteydellä

Korona-viruksen uhka on syytä ottaa tosissaan. Rajoitetut osallistujamäärät nyt keväällä kieltävät käytännössä yhtiökokoukset. Yhtiökokous pitäisi lain mukaan pitää 6 kuukauden päästä tilinpäätöksestä, mitään sanktiota sen viivästymisestä ei ole kuitenkaan säädetty. Kun ei ole tietoa miten kauan kokouskielto on voimassa, on alettu miettiä taloyhtiöissä etäkokouksen mahdollisuutta. Miten se etäyhteydellä pidettä yhtiökokous sitten järjestetään käytännössä ? Korjaussarja.com järjestää isännöitsijöille ja taloyhtiöille etäkokouspalvelua, sieltä käytännön tilanteen kuvaus tähän artikkeliin on kirjoitettu.

Ensimmäisenä vastaan tulee laki yhtiökokouksesta, toisena yhtiöjärjestys. Laki vaatii että osallistujat tunnistetaan jotenkin. Tässä auttaa videoyhteys, osakkaat usein tuntevat toisiaan. Lisäksi tieto kokouksesta, ja kirjautumistiedot on hyvä toimittaa vain osakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon. Jos yhtiöjärjestys ei kiellä etäosallistumista, yhtiökokous voidaan järjestää etänä. Täysin etänä kokousta ei voida pitää suositusten mukaan, vaan on järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous. Tähän riittää, että isännöitsijän ja ainakin hallituksen puheenjohtajan tulee olla kokouspaikalla läsnä, vaikkakin sitten muuten osallistuvat kokoukseen etäyhteydellä. Mikäli taloyhtiössä on estyneitä osakkaita, ei esimerkiksi ole etäyhteyteen mahdollisuutta, taloyhtiön on järjestettävä tila, missä voidaan olla paikalla ja osallistua etäkokoukseen. Tila voi olla vaikka kerhohuone. Tällä hetkellä maksimi osallistujamäärä on 10, isommat ryhmät on jaettava eri huoneisiin sen mukaisesti.

Korona-virus lisäsi paljon etätyöskentelyä ja -yhteyksien hyödyntämistä sosiaalisissa yhteyksissä. Yhtiökokousta varten on kuitenkin varmistettava, että halukkaat pääsevät osallistumaan kokoukseen. Tätä varten järjestetään ennakkoon testihuone, jossa tekninen tuki on auttamassa itse ohjelmiston käytössä, ja teknisten ongelmien ratkomisessa. Korjaussarja.com tarjoaa etäyhteydellä ja puhelimitse neuvontaa asiakkailleen. Mikäli tekninen vika on laitteessa tai sen käyttöönotossa, he saavat apua sieltä. Palvelun tuottajia on muitakin ja pääasia onkin, että yhteydet saadaan toimimaan.

Varsinainen kokouspäivä ja aika kun on sovittu, toimitetaan ennen kokousta linkki kokoushuoneeseen. Itse kokoushuone avataan tuntia ennen kokousta, jolloin voi vielä testata yhteydet. Samalla keskustelu on vapaata. Kokouksen ajan on tekninen asiantuntija paikalla neuvomassa ja varmistamassa palvelun toimivuuden. Kokoukseen voi osallistua toimittamalla sähköpostitse käsiteltäviin aiheisiin omat mielipiteensä, silloin vaan luopuu kokouksen aikana esiintulevien asioiden käsittelystä. Kokous voidaan tallentaa mahdollisista jälkipuintia varten, mutta sen oikeuskelpoisuudesta ei ole ennakkotapausta. Mikäli kokous on järjestetty asianmukaisesti ja suosituksia noudattaen, etäkokous on juridisesti yhtä pätevä kuin perinteinen kokouskin. Kokouksesta pois jääminen ei heikennä osakkaan oikeuksia. Lain mukaisesti päätökset on tehtävä, ja mikäli päätös esimerkiksi vaatii kaikkien tuen, puuttuvien osakkaiden äänet kerätään kokouksen jälkeen.

Korjaussarja käyttää Ciscon Business palvelua, joka ei vaadi rekisteröitymistä. Palvelu toimii tableteilla, PC:llä, Macillä ja älypuhelimilla. Paikalla voi olla jopa 200 yhtäaikaista käyttäjää. Neuvotteluhuoneessa voi osallistua keskusteluun myös kirjoittamalla tekstikenttään viestinsä, samoin privaatit keskustelut käyttäjien välillä ovat mahdollisia. Kokouspöytäkirja voi olla koko ajan avoimena kaikkien näytöllä ja sitä voidaan täyttää kokouksen edetessä. Tarvittaessa myös äänestykset hoituu palvelun sisällä sähköisesti.

Palvelua varten oli testattu useita eri palveluita kuten Skype, Teams ja G-suite, Cisco oli osoittautunut kuitenkin parhaaksi tähän käyttöön. Cisco toimii sovelluksella ja selaimen laajennuksella, eikä vaadi rekisteröitymistä mihinkään tuntemattomaan palveluun. Zoom oli hylätty jo kättelyssä sen jatkuvien tietoturvaongelmien vuoksi. Ciscon tietotaitoon luottaa maailmalla käytännössä liki kaikki yhtiöt ja palveluiden tuottajat.

Korjaussarja.com:in nettisivut