Kun isännöitsijä hankinnoissa ylittää toimivaltansa

Asunto-osakeyhtiölaki, 17§.
Isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä saa ryhtyä 2 §:n 2 momentissa tarkoitettuihin toimiin vain hallituksen valtuutuksen perusteella tai jos hallituksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa. Viimeksi mainitussa tapauksessa hallitukselle on mahdollisimman pian annettava tieto toimista.

Jatkuvasti esiin nousee tapauksia, joissa isännöitsijä on toiminut hyvän isännöintitavan vastaisesti. Usein kyse on yllämainitun pykälän rikkomisesta. Maallikoista koostuva hallitus ei aina huomaa puuttua omavaltaisen isännöitsijän toimiin. Tapaukset nousevat esiin aktiivisen hallituksen jäsenen alkaessa selvitellä asioita, riitatapauksissa, osakkaan kiinnostuessa mitä yhtiössä tapahtuu, tai isännöitsijän vaihtuessa uuden tarkastellessa taloyhtiön historiaa.

Yleisimmät virheet liittyvät hankintoihin, aineellisiin tai palveluihin. Isännöitsijä voi ehdottaa hallitukselle eri ratkaisuja, ja hallitus voi valita myös jäsenten ehdottamista ratkaisuista mieleisen. Isännöitsijän tehtävä on toimia sitten hallituksen ohjeiden mukaisesti. Isännöintisopimuksessa voidaan määritellä euromääräinen katto hankinnoillle, mistä isännöitsijä voi päättää itsenäisesti. Siitä voidaan sopia myös hallitus- tai yhtiökokouksessa. Nimenkirjoitusoikeus annetaan usein hallituksen puheenjohtajalle ja isännöitsijälle, yksin ja yhdessä. Se ei anna lupaa tehdä silti omin päin hankintoja. Hallitus voi antaa erikseen isompaan hankintaan valtuutuksen isännöitsijälle. Yleisesti isännöitsijä voi toimia omavaltaisesti vain hälytys- ja kiireellisissä tehtävissä, kuten esimerkiksi vuotavan putken korjaaminen vahinkojen laajenemisen estämiseksi. Vuodosta aiheutuvista vahingoista ja niiden korjauksista päättää sitten taas hallitus.

Kilpailutukset tulisi toimittaa suljettuina kirjekuorina hallituksen kokoukseen. Hallituksen puheenjohtaja, tai hänen valtuuttamana isännöitsijä, avaa kuoret ja tarjouksista tehdään yhteenveto. Eri asioita tilanteen mukaan painottamalla tehdään sitten valinta. Mikäli kilpailutus koskee remonttia, ja kilpailutus on tehty YSE:n mukaisesti, pitää valita halvin kriteerit täyttävä tarjous. Näin valittu urakoitsija on valinnan tekemisen jälkeen sitoutunut tekemään urakan tarjouksensa mukaisesti. Mikäli urakoitsija peruu tarjouksen, on urakoitsija korvausvelvollinen oman tarjouksen ja seuraavaksi halvimman tarjouksen erotuksen osalta.

Kun tarjouksia ei kilpailuteta oikein, jää tilaa väärinkäytöksille. Hyvä veli järjestelmä ruokkii itseään tälläisen virheen kautta. Tarjoukset toimitetaan sähköpostitse isännöitsijälle, joka pelaa pelistä pois tarjoukset, jotka ei miellytä. Tai ovat halvempia kuin oman suosikin tarjoukset. Hallitukselle kaikkia tarjouksia ei välttämättä edes esitetä, tai ilmoitetaan tarjouksen olleen vertailukelvoton sisällöltään, joten isännöitsijä jätti sen pois. Tässä kohtaa pitäisi hälytyskellot soida ja kovaa. Hallituksella on oikeus, ja velvollisuus, käydä kaikki tarjoukset läpi, ja todeta sitten onko tarjouksen sisältö oikeanlainen. Hallitus voi pyytää eriävän tarjouksen jättäneeltä osapuolelta korjausta tarjoukseen. Pahimmillaan tarjousehtoja muokataan kesken tarjouskierroksen, ilman hallituksen hyväksyntää, ja näin pedataan oma suosikki voittajaksi.

Helsingissä isännöitsijä joutui ihan syystä hankaluuksiin kun valitsi konkurssiin menneen huoltoyhtiön tilalle omin päin uuden huoltoyhtiän. Temppu oli pahasti hyvän isännöintitavan vastainen. Asiasta uutisoi Helsingin Sanomat. Taloyhtiön edustajana isännöitsijän tekemä sopimus on sitova taloyhtiön ja huoltoyhtiön välillä, vaikka se on tehty yksinomaisella päätöksellä. Taloyhtiö voi vaatia korvauksia isännöitsijältä, mikäli sopimus aiheuttaa kuluja tai haittaa taloyhtiölle.

Häviäjiä näissä tapauksissa on jokainen taloyhtiön osakas. Osakas voi vaatia hallitukselta selvitystä tarjouskilpailusta, ja mikäli on toimittu väärin, vaatia korvauksia hallitukselta ja isännöitsijältä. On hallituksen vastuulla, että taloutta hoidetaan kaikkien edun mukaisesti. Isännöitsijän vastuulle menee sitten selvät väärinkäytökset. Hallituksen toimiessa kilpailutuksessa edellämainitulla tavalla väärin, vastuu voi pysyä myös hallituksella. Heidän tulisi olla valppaana, kun kyseessä on yhteiset hankinnat ja yhteinen etu. Laki vastuista tulkitaan tapauskohtaisesti. Läpinäkyvyys on varmin keino pitää pöytä puhtaana.

Hallitus ja mahdollisesti hallituksen puheenjohtaja yksin nimenkirjoitusoikeudellaan, voi palkata ulkopuolisen asiantuntijan, silloin kun uskoo olevan tarvetta yhteisen edun varmistamiseksi. Asiantuntija voi olla lakimies, tekninen asiantuntija tai isännöintitoimiston ulkopuolinen tekninen isännöitsijä. Tätä oikeutta ei kannata jättää käyttämättä, jos tarvetta yhtään tuntee sille. Se vapauttaa samalla hallituksen vastuusta, kun hallitus on toiminut hyvän hallintotavan mukaisesti, ja palkannut oman osaamisen loputtua asiantuntijan selvittämään asiat.

Asiaan liittyvät artikkelit
Helsingin Sanomien artikkeli omin päin toimineesta isännöitsijästä