Taloyhtiöiden viestintä on yleisesti heikolla tasolla

Siihen nähden miten paljon taloyhtiöissä viestintä koetaan puutteelliseksi, sen hoitamiseksi kuntoon on valmiutta yllättävän vähän. Vuosittaisessa hallituskyselyssä suurin isännöinnin ongelma oli viestintä, se oli tärkeämpää kuin taloyhtiön varojen hoito. Asukkaiden suurimpia valituksen aiheita ovat huono viestintä ja huono tavoitettavuus. Ongelmiin on ratkaisuja, kunhan löytyy vain halua.

Kotisivut taloyhtiölle oli ohimenevä buumi. Niiden piti palvella niin asunnon ostosta kiinnostunutta kuin asukastakin. Suurin osa tiedoista sivustolla on useimmiten piilossa. Koska kaikki tiedot eivät ole julkisia. Negatiivisten viestien koettiin vaikeuttavan asuntojen myyntiä. Pohjakarttojakaan ei kaikki asukkaat tahdo näytille, koetaan niiden olevan kuin oppaita varkaille. Asukkaat yleensä löytävät tarvittavat tilat ilman karttojakin. Kartta voitaisi antaa tervetuloa-paketin mukana, jos sellaisia enää nykypäivänä jaetaan. Mikä on sääli sinänsä, kätevä ja ajaton keksintö kuitenkin. Sivuston päivittäminen vaatii yksilöityjä tunnistetietoja muistettavaksi, ja niiden koetaan tuovan lisätyötä. Aktiivinen hallitus voi oman aikakautensa asioista huolehtiakin, mutta hallituksen vaihtuessa se helposti sitten jää.

Infotaulut rappujen alakerrassa kehitettiin korvaamaan vanhat käsinladottavat taulut. Infotaululle voidaan etäladata tiedotteita ja infoa. Päivityksen ongelmat ovat samat kuin kotisivuilla. Infotaulu on kustannuksiltaan huomattavasti kalliimpi. Kun yksi taulu maksaa luokkaa 1000-2000€, useamman rapun yhtiössä siitä alkaa jo kustannuksia kertyä. Päivitykset voidaan useimmiten sentään hallita kerralla joka taloyhtiöön. Korkeahko hinta ja lisätyö vielä ovat jarruttaneet niiden yleistymistä.

Facebook tarjoaa aika hyvät puitteet taloyhtiön sivuille. Facebook-sivun hallinta on samankaltaista päivittämistä kuin kotisivujenkin. Sivuston ylläpito vaatii vähän teknistä osaamista. Käytännössä eri käyttäjäroolit, ja julkaisujen näkyvyyden hallinta, aiheuttaa helposti virheitä. Taloyhtiön kannattaisi pyytää vaikka isännöitsijää ylläpitäjäksi. Useampi ylläpitäjä voi aiheuttaa, ja on myös aiheuttanut, ikäviä ongelmia. Yksi leipiintynyt ylläpitäjä on poistanut sivuston kaikki ylläpitäjät. Sivusto ei ole enää kenenkään hallittavissa, eikä sen sulkeminenkaan ilman ylläpitäjää helppoa ole. Joten ylin päätäntävalta kannattaa ulkoistaa. Kaikki muut toimet saadaan jaettua viidellä muulla käyttäjätasolla oikein. Julkaisuja voidaan kohdistaa vaikka vain hallitukselle, asukkaille tai yleiseksi. Käyttäjätunnistautumisen hoitaa Facebook, samalla kirjautumisella voi hoitaa ja lukea taloyhtiön sivuja. Kaikki vaan ei ole Facebookissa, se on rajoittavin tekijä sen käyttämiseksi.

Sähköposti on yleinen tapa keskustella asioista hallituksen ja isännöinnin kanssa. Se toimii kun osoitteita ei ole ylläpidettäväksi satoja taloyhtiötä kohden. Osakas tiedottamiseen se toimii vaihtelevasti. Pitäisi myös tiedot päivittyä osakkaan myydessä osakkeensa, jotta hänelle ei taloyhtiön posteja läheteltäisi enää. Tämä epävarmuus ja huoli tietosuojasta on estänyt tehokkaasti sähköpostin yleistymisen kaiken tiedon jakamisen kanavana. Keskinäisiä asioita sillä hoidetaan paljon, hallituksen, osakkaiden, huollon ja isännöinnin välillä. Tiedottamiseen se toimii vaihtelevasti, tietosuojan huomioiden voisi sanoa että työläästi.

Tervetuloa-paketin myötä ikävästi unohduksiin on jäänyt kausitiedotteet, jotka jaetaan joka kotiin. Ne totta kai aiheuttaa kustannuksia, mutta kun kyseessä on suurimmaksi koettu ongelma, eikö siihen voisi silloin satsata. Vuosittain voisi jakaa 2-4 tiedotetta asukkaille miten taloyhtiössä menee. Kertoa remonteista, muutoksista, toiveista ja ennen kaikkea, olla tavoitettavissa.

Ei ole välttämättä yhtä parasta tapaa hoitaa tiedottaminen. Eikä ole yhtä uutta joka korvaa kaiken entisen. Pitää valita vain ne toimivat tavat. Kahdella eri viestinnän kanavalla kattaa jo valtaosin, ellei kaikki asukkaat. Olisiko aika lopettaa selittelyt ja hoitaa vaan asia kuntoon.